Antes de terminado o período de vigência do contrato de manutenção devem as tarefas pendentes aparecer com um icone de alerta a vermelho que é preciso renegociar os contratos da aquelas Tarefas Pendentes.

Para tal proceder à renegociação do contrato, é necessário aceder-se à ficha do contrato e preencher os campos correspondentes à renegociação do respetivo contrato, sendo:

- Informação geral do contrato:

- Valor anual;

- Mês de atualização do contrato;

Nota: estes campos são de preenchimento automático, tendo sido preenchidos quando da aprovação do respetivo contrato.

- Atualizar valor de contrato:

- Valor sugerido – igual ao “Valor Anual”, alterado pelo valor “Índice %”

- Índice % - índice de preços do consumidor correspondente ao mês de renegociação do contrato

- Data da última comunicação – Atualizado após envio da comunicação ao cliente da alteração do valor do contrato

- Envio de atualização do preço do contrato:

É possível escolher de que forma, e a quem, será enviada a informação correspondente à atualização do contrato, sendo:

- Forma de envio:

• - E-mail

• - FAX

• - Carta

- A quem a informação será enviada:

• - Cliente

• - Gestor

Após o preenchimento dos dados indicados anteriormente, é possível efetuar-se a

comunicação ao cliente da alteração do valor do contrato.

No anexo Tendo-se terminado o período de vigência do contrato de manutenção preventiva (sendo

indicado e alertado, conforme referido no ponto anterior, com sugestões de intervenção da cor

vermelha), é necessário proceder-se à renegociação do contrato.

30

Para tal, é necessário aceder-se à ficha de contrato e preencher os campos correspondentes

à renegociação do respectivo contrato, sendo:

- Informação geral do contrato:

- Valor anual;

- Mês de Actualização do contrato;

Nota: estes campos são de preenchimento automático, tendo sido preenchidos quando da

aprovação do respectivo contrato.

- Actualizar valor de contrato:

- Valor sugerido – igual ao “Valor Anual”, alterado pelo valor “Índice %”

- Índice % - índice de preços do consumidor correspondente ao mês de renegociação do

contrato

- Data da última comunicação – Actualizado após envio da comunicação ao cliente da

alteração do valor do contrato

- Envio de actualização do preço do contrato:

É possível escolher de que forma, e a quem, será enviada a informação correspondente à

actualização do contrato, sendo:

- Forma de envio:

- E-mail

- FAX

- Carta

- A quem a informação será enviada:

- Cliente

- Gestor

Após o preenchimento dos dados indicados anteriormente, é possível efectuar-se a

comunicação ao cliente da alteração do valor do contrato.

No anexo 2.2.XV é possível verificar um exemplo da referida comunicação.

Uma forma mais simples de se efetuar a atualização do preço dos contratos,

nomeadamente pelo facto de permitir a atualização dos preços de vários contratos de uma só vez, é por intermédio da “Lista de contratos ”, onde é possível filtrar os contratos pelo mês correspondente ao final do respetivo contrato.

Esta lista é composta pelos seguintes campos:

- Contrato

- Obra

- Nº

- Data Inicio

- Data Fim

- Cliente

- Nome

- Tipo de contrato

- Periodicidade de fat.

- Momento de faturação

- Valor anual

- Valor sugerido

- Índice %

- Estado

Nesta lista, é possível alterar os valores correspondentes aos campos “Valor sugerido” e “Índice” individualmente em cada contrato (linha), ou, selecionando vários contratos de uma só vez, é possível atualizar o valor do “Índice” para todos os contractos selecionados.

As alterações efetuadas nesta lista, serão refletidas na ficha de contrato, nos campos correspondentes à renegociação do respetivo contrato, ou seja, nos campos “Valor sugerido” e “Índice %”.

Nesta lista, é também possível imprimir ou enviar por e-mail a carta de alteração do valor do contrato (ver anexo Anexo 2.2.XV). Caso sejam selecionadas várias linhas (vários contratos), é possível imprimir, ou enviar por e-mail, de uma só vez, todas as cartas correspondentes aos contratos selecionados e que se pretendem renovar/atualizar.